Privatlivspolitik

Når du sender dit CV, din jobansøgning og andet materiale til Aspira, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at sparre eller finde en stilling til dig, som passer til din specifikke profil. Behandlingen af dine personoplysninger vil bl.a. omfatte opbevaringen af din jobansøgning inkl. dokumenter som CV o.l. i vores system for dette.

Vi opfordrer dig til kun at inkludere personoplysninger, der er relevante for den igangværende proces hos Aspira eller den stilling, du søger.

Indsend IKKE dit cpr-nummer, og du bedes overveje, om der er andre personoplysninger, som f.eks. dine helbredsoplysninger, oplysninger om dit familieforhold eller lignende, der ikke er nødvendige i forbindelse med forløb hos Aspira eller en ansættelsesproces.

Sender du personoplysninger af anden grund – f.eks. som kunde, gemmes dine information kun i det omfang, det er nødvendigt for at besvare din henvendelse eller på anden måde udføre en opgave i relation til din henvendelse. Som udgangspunkt gemmes informationer i mail kun indtil opgaven eller dialogen er færdig. Hvis personoplysninger indgår i vedhæftede dokumenter, gemmes disse i forbindelse med den videre behandling og vil derfor indgå i dokumentationen for vores relation.

Hvilke personoplysninger behandler vi og med hvilke formål

Aspira behandler de personoplysninger du indsender i forbindelse med dit forløb eller din ansøgning, f.eks. eksamensbeviser, referencer og lignende.

Desuden behandler Aspira personoplysninger om dig, som indsamles hos en tredjepart f.eks. via LinkedIn, en online søgning eller en tidligere arbejdsgiver.

Formålet med at behandle personoplysninger er i forbindelse med outplacement, rekruttering, ledersparring, organisations- og medarbejderudvikling eller trivselsundersøgelser.

Ud over oplysninger der indsamles i forbindelse med HR-opgaver bredt, behandles også andre persondata, når vi modtager mail fra leverandører eller kunder samt i forbindelse med fakturering.
Mail gemmes i op til et år som mail. Løbende gemmes dokumenter og information modtaget på mail i andre forskellige relevante systemer – f.eks. i kundemapper, som bilag til regnskab eller i regnskabsprogrammet.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger

Vi behandler kun data på anmodning fra dig i.f.m. forløb hos Aspira, forud for indgåelse af kontrakt eller for at udføre vores arbejde med at finde egnede kandidater i forbindelse med rekruttering til specifikke stillinger og evaluering af disse.

En henvendelse til tidligere arbejdsgivere eller andre personer, der involverer informationer om dig, sker alene efter forudgående samtykke.

Personoplysninger i relation til anden kundekontakt, gemmes i relation til opgave og kundeforholdet i øvrigt. Alle personoplysninger i relation til regnskab gemmes i 5 år jvf. regnskabsloven.

Dine personoplysninger

Aspira har lavet aftale med forskellige databehandlere, som udfører en række opgaver på vegne af os. Disse databehandlere vil have adgang til dine personoplysninger i forbindelse med den tekniske løsning. Databehandlerne kan alene lovligt tilgå og behandle dine personoplysninger efter konkret anmodning fra Aspira og kun for at løse de specifikke mål, der er bestemt af Aspira. Databehandlerne må ikke behandle dine personoplysninger til egne formål.

Hvis du i forbindelse med en rekrutteringsopgave kommer i betragtning til en stilling hos en af vores kunder, vil Aspira udveksle dine personoplysninger med denne kunde.

Du vil få besked om at dine oplysninger er delt med kunden. Vi anmoder kunden om at slette data efter afsluttet behandling i forbindelse med opgaven, vi løser. Hvis kunden ønsker at gemme dine personoplysninger, skal denne selvstændigt anmode om dit samtykke.

Periode for opbevaring

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at udføre opgaverne givet af vores kunder og i det hele taget at varetage vores rekrutterings- og øvrige HR-opgaver på længere sigt.

Dine personoplysninger vil løbende blive ajourført. Vi anbefaler, at du kontakter os, hvis de personoplysninger, som du har fremsendt i dit CV, din jobansøgning og andet relevant materiale, ændrer sig, så vi uden unødig forsinkelse kan foretage ajourføring.

I forbindelse med rekruttering anmodes du om at oprette en konto og uploade relevant data i vores rekrutteringssystem. Systemet vil løbende anmode om forlængelse af dit samtykke for opbevaring. Du kan til enhver tid bede om at disse slettes.

Personoplysninger der gemmes i forbindelse med vores test, undersøgelser og øvrige HR-opgaver for vores kunder gemmes i den periode, du har ansættelse det pågældende sted eller hvis kundeforholdet ophører. Hvis dit ansættelsesforhold stopper eller samarbejdet mellem Aspira og kunden ophøre vil persondata blive slettet indenfor 12 måneder eller ved anmodning fra dig direkte til Aspira.

Alle persondata i relation til regnskab gemmes i 5 år jvf. regnskabsloven.

Dine rettigheder

Som registreret har du en række rettigheder.

Du har ret til:

at få indsigt i hvilke personoplysninger, vi behandler om dig
at få personoplysninger om dig rettet, hvis disse er urigtige
at få personoplysninger slettet (retten til at blive glemt)
ret til indsigelse og udlevering af data i elektronisk form.

Oplysningspligt - personoplysninger der ikke er modtaget af dig

Vi indsamler personoplysninger om dig hos en tredjepart – f.eks. LinkedIn og online generelt i forbindelse med rekrutteringsopgaver.

Hvis du baseret på denne indsamling kommer i betragtning til en konkret stilling, vil vi kontakte dig telefonisk eller via mail. I den forbindelse vil du blive oplyst om behandlingen af dine personoplysninger og næste skridt vil være selv at uploade relevant dokumentation.

Alle ovennævnte principper gælder for behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med denne proces.

Klage

Du kan klage over Aspiras behandling af dine personoplysninger ved at klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).

Hvis du har spørgsmål til vores politikker eller vores sikkerhed er du velkommen til at kontakte os for yderligere informationer.

Cookies

På vores hjemmeside benytter vi cookies for at give dig en bedre oplevelse og for at måle antallet af besøgende.

Cookies er små tekstfiler, der gemmes på din computer, når du besøger hjemmesider. Disse små tekstfiler hjælper websites med at huske, information om din færden på siden.

Vores hjemmeside sætter cookies om dit besøg og desuden sætter Google Analytics cookies i forbindelse med deres statistik, som vi aktivt benytter. Data til Google er anonymiseret af os inden de sendes til Google.

Vi sætter ikke andre 3. parts cookies.

Du kan slette dine cookies. Metoden afhænger af hvilken browser du benytter. De fleste browsere giver også mulighed for at forbyde at der sættes cookies på din maskine. Læs mere om hvordan du gør dette ved at besøge din browsers hjemmeside og dennes support.